O Centro Médico de Campinas (CMC), um dos hospitais mais conceituados da região de Campinas, tem acompanhado a evolução do mercado da saúde e investindo em tecnologia para oferecer a melhor experiência aos médicos e alcançar maior eficiência no agendamento cirúrgico.
A unidade conta com 13 salas cirúrgicas e realiza 12 mil cirurgias ao ano. O número de procedimentos é fruto de uma boa gestão, que possui o corpo clínico como o principal ativo da instituição e que estão sempre em busca de melhorias por meio da inovação.
Com o crescimento do setor, nasceu a necessidade de iniciar um projeto robusto de reestruturação do centro cirúrgico. O CMC precisava de uma solução escalável para gerenciar o fluxo de trabalho de agendamentos e autorizações de cirurgias.
Existia a necessidade de bom gerenciamento das salas cirúrgicas e de mais fluidez na rotina da equipe de agendamento e autonomia dos médicos. Naquele momento, o fluxo ainda era um gargalo, pois ainda não existia uma solução que integrasse ao sistema de gestão hospitalar.
Com o intuito de aprimorar e apoiar toda essa gestão de agendamento cirúrgico, em 2021, o CMC iniciou a implantação da plataforma Neoh Cirurgia paralelamente a uma grande reestruturação de processos o setor.
Com a ferramenta de agendamento e autorização de cirurgia era possível agilizar a rotina dos atendentes, oferecer autonomia aos médicos e aumentar a visibilidade dos gestores para acompanhar a produtividade.
Nascia agora o melhor caminho para conectar todos esses envolvidos no fluxo ao hospital. Novos ganhos são percebidos em inúmeras as áreas. Em maio de 2022, o agendamento através da plataforma Neoh Cirurgia já correspondia a 96,6% das marcações de procedimentos dos médicos.
Em maio de 2022, o agendamento através da plataforma Neoh Cirurgia já correspondia a 96,6% das marcações de procedimentos dos médicos.
Desafios
Havia uma necessidade de revisar todos os processos e fazer com que tudo isso fosse refletido e desenhado numa solução, de maneira segura e assertiva. Em paralelo a essa necessidade, também existia um projeto que envolvia o saneamento de informações da base do Tasy, sistema de gestão hospitalar da unidade.
O primeiro passo foi dado pela própria equipe interna de TI, quando desenvolveu um formulário na web e as primeiras necessidades foram sendo supridas. Com o sistema próprio, o médico realizava o pedido de cirurgia pelo formulário estático na web, telefone da central ou presencialmente.
O atendimento por telefone acontecia através da central que era composta por quatro profissionais. A equipe da central concentrava seus esforços, em horário comercial, para realizar os agendamentos, independentemente de ter ou não a autorização.
Através do canal do e-mail, médicos e secretárias eram orientados a utilizar o portal da web que, ao final do processo, gerava um e-mail direcionado a central de agendamento cirúrgico.
Naquele setor, os pedidos eram recebidos e os dados revisados. Nos casos de divergências, as pendências também eram comunicadas por e-mail para as devidas correções.
Principais desafios
• Aprimorar experiência dos médicos
• Agilizar a rotina da equipe de agendamento
• Integrar sistema de gestão hospitalar
• Eliminar o uso de planilhas e uso de papel
• Gerenciar salas cirúrgicas
• Acabar com a deficiência na gestão de leitos
• Engajar corpo clínico no processo
• Obter indicadores e relatórios de produtividade
Os gestores do centro cirúrgico e de TI do CMC, reconheciam que somente com uma solução robusta, inovadora e com autoridade, seria de capaz alcançar com sucesso o objetivo do projeto.
Somente com uma plataforma de autosserviço inteligente de agendamento e autorização de cirurgias, seria possível suprir todas as necessidades dos cirurgiões, atendentes, gestores e dos demais envolvidos.
A busca da inovação
De forma muito criteriosa, os gestores começaram a busca de uma solução que conseguisse resolver as questões elencadas. Alguma tecnologia que tornasse o fluxo mais eficiente e que a experiência médica fosse transformadora. Nessa jornada, encontraram o Neoh Cirurgia da Intelectah.
O primeiro contato foi em março de 2020, quando o time comercial apresentou a solução aos patrocinadores do projeto. No mesmo ano, quando tudo estava caminhando para um dos marcos mais importantes do centro cirúrgico, a pandemia chegou e travou o plano.
A suspensão de cirurgias eletivas adiou o projeto. A parceria com Neoh Cirurgia ficou para o momento de retomada das cirurgias eletivas.
Em julho de 2021, com a retomada gradativa, o projeto renasceu e iniciou-se com três requisitos:
• Revisar processos e diretrizes
• Saneamento de dados do Tasy
• Implantar Neoh Cirurgia
Com o crescimento dos pedidos de cirurgias era necessário avaliar todos os processos e requisitos, sincronizá-los dentro de uma solução que integrasse no sistema de gestão da unidade.
“O nosso corpo clínico diferenciado é o principal ativo do Centro Médico. Estamos dispostos a inovar, a errar para acertar. Vamos agregar as boas práticas que a Intelectah tem a partilhar.” Dr. Henri Tannus Boteon
Os principais requisitos para o CMC ter aderido à plataforma Neoh Cirurgia foi a sincronização dos processos com sistema de gestão utilizado pelo hospital, o Tasy, que permite gerir todo o fluxo de trabalho possibilitando maior integração dos setores, aliadas a confiabilidade das informações e a gestão com base em indicadores.
Implantação
Em julho de 2021, iniciou o processo de implantação. Por se tratar de um hospital que tinha um sistema interno em uso, o projeto foi em conjunto com a revisão de processos internos.
Além das etapas tradicionais de planejamento, conectividade site-to-site, cadastro de tabelas e parâmetros e treinamentos, a equipe teve que homologar todas as funcionalidades do novo processo proposto na nova plataforma e fazer pequenos ajustes necessários.
O pontapé inicial da implantação começou com um grupo de médicos. O corpo clínico recebeu toda capacitação do uso da solução, e aos poucos, o sistema antigo foi retirado do ar. O Neoh Cirurgia, onde o primeiro mês já foi alcançado 67,98% de engajamento médico no uso da plataforma.
Processo de mudança
Com o Neoh Cirurgia, o Centro Médico de Campinas passou a realizar os pedidos de cirurgia de forma integrada ao sistema de gestão hospitalar.
A experiência de uso da plataforma, proveu, sobretudo, ao usuário médico, uma interface agradável e intuitiva, simplificando a navegação, sem abrir mão de requisitos de segurança.
Os resultados são sentidos desde a implantação do sistema, com o maior engajamento dos médicos e a redução no tempo entre o pedido e autorização das cirurgias.
A centralização das informações do Neoh, vem permitindo que os usuários do agendamento de cirurgias acessem os dados de que precisam em qualquer ponto do processo. Automatizando e consolidando o fluxo de trabalho, facilitando a vida do médico e garantindo a fluidez da equipe interna com um agendamento em apenas poucos cliques.
Gerenciar o agendamento cirúrgico por meio do Neoh tornou-se essencial no Centro Médico de Campinas. O sistema vem provando que tem tornado o fluxo mais eficiente, alcançado maior resolutividade e melhorado a experiência dos profissionais no processo. Acompanhe os principais resultados alcançados.
Resultados alcançados
• 96% de engajamento médico
• Integração com sistema de gestão hospitalar
• Melhoria na integração entre as áreas envolvidas no processo de agendamento e autorização
• Performance da equipe de agendamento
• Autonomia dos médicos
• Alta resolutividade
• Segurança da informação
• Eliminação de planilhas e papel
• Controle aprimorado do processo
• Redução do tempo para realização do pedido e da autorização de cirurgia
• Agilidade nas etapas de movimentação dos pedidos
Centro Médico de Campinas
Situado em Campinas, o Centro Médico de Campinas (CMC) consolidou-se como um dos hospitais mais conceituados da região. A unidade sem fins lucrativos, fundada em 1973, dispõe de infraestrutura completa para prestar suporte ao paciente em todas as fases do atendimento.
Conta com o centro cirúrgico para realização de procedimentos em qualquer nível de complexidade com completa infraestrutura de UTI adulto, UTI pediátrica e Unidade Cardio Neuro Vascular. Possui 13 salas cirúrgicas onde são realizadas mais de mil cirurgias ao mês.
- 13 salas cirúrgicas
- 12 mil procedimentos cirúrgicos ao ano
A unidade também conta as especialidades de cardiologia, cirurgia cardíaca, oncologia, ortopedia e pediatria, proctologia e urologia.
Principais serviços
- Unidade de Internação
- Pronto Atendimento
- Centro Cirúrgico
- Ala Pediátrica
- Serviço de Apoio
- Unidade Cardio Neuro Vascular
Este ano de 2022, o Centro Médico de Campinas foi reconhecido com o prêmio Wolrd´s Best Hospitals (Melhores Hospitais do Mundo) pela publicação internacional Newsweek, e se posicionou na 7ª colocação como melhor hospital do interior do Brasil.
O compromisso do CMC é com a vida e sempre está em constante inovação e na modernização de seus recursos humanos e tecnológicos. Buscando maximizar a pesquisa de qualificação, através da Fundação Centro Médico de Campinas, um centro de ética profissional.
Case produzido em julho de 2022
